Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van het Wpg Loket. Wij hechten veel waarde aan de bescherming en het respecteren van de privacy van alle gebruikers van onze website. Hieronder leggen we uit hoe we omgaan met persoonlijke informatie en welke maatregelen we nemen om ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk en veilig worden behandeld.

Onze verantwoordelijkheden

Wij begrijpen de verantwoordelijkheden die voortkomen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en we nemen deze zeer serieus. Wij verwerken zelf geen politiegegevens; de Wet politiegegevens (Wpg) is daarom niet van toepassing op onze eigen verwerkingen.

Verwerkingsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van uw toestemming, de overeenkomst die wij met u sluiten en, voor de zoekfunctie in het kenniscentrum, ons gerechtvaardigd belang.

Doeleinden van gegevensverwerking

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder organisatieadvies, bedrijfsopleiding en trainingsdoeleinden.

Gegevensverzameling en gebruik van cookies

Wij verzamelen persoonlijke informatie wanneer u contact met ons opneemt en, alleen met uw toestemming, houden we bij welke pagina’s u bezoekt op onze website. Deze gegevens worden gebruikt om de inhoud van het Wpg Loket te verbeteren en om u relevante informatie te verstrekken. Wij gebruiken functionele cookies die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website. Alleen met uw toestemming gebruiken wij daarnaast statistiekencookies (Burst Statistics) om bij te houden welke pagina’s worden bezocht; deze gegevens blijven op onze eigen server en worden niet gedeeld met derden. Wij gebruiken geen marketing- of advertentiecookies. Meer informatie leest u in ons cookiebeleid.

Zoekfunctie kenniscentrum

In ons kenniscentrum kunt u zoeken in onze kennisbank over de Wet politiegegevens en de AVG. Om de kennisbank te verbeteren, bewaren wij bij elke zoekopdracht:

• de zoekvraag die u typt;
• welk antwoord u te zien kreeg;
• of het antwoord u hielp (ja of nee);
• uw rol (bijvoorbeeld boa of toezichthouder) en het onderwerp, als u die kiest;
• de datum en het tijdstip.

Wij slaan daarbij geen IP-adres of andere apparaatgegevens op. De zoekfunctie plaatst geen cookies, gebruikt geen kunstmatige intelligentie en werkt zonder externe diensten; de gegevens blijven op onze eigen server.

Het zoeken zelf gebeurt op onze eigen server. Uw zoekvraag wordt daarvoor via een beveiligde verbinding naar onze server gestuurd, die de best passende antwoorden terugstuurt. De zoekvraag staat niet in het webadres. Voor het zoeken wordt hij alleen op dat moment gebruikt en daarna niet bewaard. Wat wij wel bewaren om de kennisbank te verbeteren, leest u hierboven.

Typ geen namen of andere persoonsgegevens in het zoekveld. E-mailadressen, telefoonnummers, postcodes, datums, kentekens en reeksen van negen cijfers (zoals een burgerservicenummer) worden automatisch vervangen voordat uw zoekvraag wordt opgeslagen. Namen kunnen wij niet automatisch herkennen. Komen wij bij onze controle toch een naam of ander persoonsgegeven tegen, dan verwijderen wij dat.

Wij gebruiken deze gegevens alleen om te zien welke vragen nog niet goed worden beantwoord, om de kennisbank aan te vullen en te verbeteren, en om op de homepage de meest gezochte vragen te tonen. Voor dat laatste gebruiken wij uitsluitend geanonimiseerde totalen: hoe vaak een antwoord de afgelopen 90 dagen is getoond, zonder de zoekvragen zelf of andere gegevens. Wij doen dat op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een juiste en bruikbare kennisbank (artikel 6, eerste lid, onder f, AVG). U kunt daartegen bezwaar maken via privacy@wpg-loket.nl.

De gegevens zijn alleen toegankelijk voor de beheerders van het Wpg Loket en worden niet met anderen gedeeld. Na 12 maanden worden ze automatisch verwijderd.

Helpt een antwoord u niet, dan kunt u uw vraag via het contactformulier aan ons stellen. Voor wat u daar invult, geldt de bewaartermijn voor ingestuurde vragen.

Delen van persoonlijke informatie

Wij delen uw persoonlijke informatie niet met derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn dit te doen. In dat geval zullen we ons houden aan de geldende wetten en voorschriften met betrekking tot gegevensdeling.

Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonlijke informatie zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt.

Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan. Specifieke bewaartermijnen worden vastgesteld op basis van toepasselijke wetgeving. Hieronder zijn enkele van onze bewaartermijnen:

• Ingestuurde vragen via de website: 3 maanden
• Zoekvragen in de kennisbank van het kenniscentrum: 12 maanden
• Offerteaanvraag voor advisering: 3 maanden
• Offerteaanvraag voor training en opleiding: 3 maanden
• Overeenkomsten en betalingen: 7 jaar (in overeenstemming met de Algemene wet inzake rijksbelastingen)
• Loggingsgegevens: 3 jaar

Nieuwsbrieven en nieuwsflash

Af en toe sturen wij nieuwsbrieven om u op de hoogte te houden van ontwikkelingen op het gebied van de AVG en de Wpg, evenals ons trainings- en opleidingsaanbod. U kunt zich op elk moment afmelden voor deze berichten door ons een e-mail te sturen naar info@wpg-loket.nl.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten over de persoonsgegevens die wij van u verwerken:

• inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken;
• rectificatie: u kunt ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te verbeteren of aan te vullen;
• verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen, tenzij wij ze moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de belastingdienst;
• beperking: u kunt ons vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang wij een verzoek om verbetering beoordelen;
• bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals bij de zoekfunctie in het kenniscentrum;
• overdraagbaarheid: u kunt de gegevens die u ons zelf heeft gegeven en die wij op grond van uw toestemming of een overeenkomst verwerken, in een gangbaar bestandsformaat ontvangen;
• toestemming intrekken: heeft u toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of statistiekencookies, dan kunt u die altijd intrekken. Dat geldt vanaf dat moment.

Stuur uw verzoek naar privacy@wpg-loket.nl. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld of krijgen wij veel verzoeken, dan kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

Wij moeten zeker weten dat het verzoek van u afkomstig is. Meestal kunnen we dat vaststellen aan de hand van het e-mailadres of telefoonnummer waarmee u eerder contact met ons had. Stuurt u daarom niet standaard een kopie van uw identiteitsbewijs mee. Alleen als we uw identiteit niet op een andere manier kunnen vaststellen, vragen we u om een aanvullende identificatie; dat kan bijvoorbeeld door uw identiteitsbewijs te laten zien tijdens een (video)gesprek.

Klacht indienen

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact op met onze privacy officer via privacy@wpg-loket.nl. Wij zoeken graag samen met u naar een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens in Nederland (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Vragen over deze privacyverklaring

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, aarzel dan niet om contact op te nemen via privacy@wpg-loket.nl. Deze contactgegevens leiden naar onze privacy officer, die u graag verder helpt. Uw privacy en gegevensbescherming zijn voor ons van het grootste belang.