Wanneer moet een boa-werkgever een privacyfunctionaris (artikel 34 Wpg) hebben, en wanneer niet?

Wettelijk nooit. Artikel 34 Wpg verplicht de verwerkingsverantwoordelijke een of meer privacyfunctionarissen te benoemen, die adviseren, namens de verwerkingsverantwoordelijke toezien op de verwerking, een overzicht bijhouden van de schriftelijke vastlegging (artikel 32, eerste lid, Wpg) en jaarlijks verslag uitbrengen. Het Besluit politiegegevens boa verklaart de Wpg van overeenkomstige toepassing op boa-werkgevers, maar sluit artikel 34 daarbij uitdrukkelijk uit (artikel 2, eerste lid, Bpg boa). Een boa-werkgever is dus niet verplicht een privacyfunctionaris te benoemen, ongeacht het aantal boa's of het soort gegevens.

Wel verplicht is de functionaris voor gegevensbescherming (FG) uit artikel 36 Wpg (zie ‘Moet de werkgever van een boa een functionaris voor gegevensbescherming (FG) benoemen voor de Wpg’). De FG ziet toe op de naleving, adviseert en maakt jaarlijks een verslag van zijn bevindingen (artikel 36, vierde lid, Wpg). Het verschil tussen beide functies leest u in ‘Wat is het verschil tussen de FG en de privacyfunctionaris uit artikel 34 Wpg’.

Of een aparte privacyfunctionaris of privacy officer verstandig is, hangt af van de gegevens die uw boa's verwerken:

• alleen artikel 8-gegevens (de dagelijkse taak, zoals bekeuringen en processen-verbaal): niet nodig; de FG volstaat;
• ook artikel 9-gegevens (gerichte onderzoeken naar ernstige inbreuken op de rechtsorde): wenselijk, maar niet verplicht. Daar komen extra eisen bij, zoals de instemming van een bevoegde functionaris bij verdere verwerking en strikte noodzaak bij verstrekking (zie ‘Wanneer is er sprake van een artikel 9-verwerking en wat moet ik dan regelen’ en ‘Wat is een bevoegde functionaris’); een privacy officer helpt die dagelijks te bewaken.

Let op: de taken die artikel 34 aan de privacyfunctionaris geeft, verdwijnen niet. De documentatieplicht van artikel 32 Wpg geldt wel voor boa-werkgevers. Leg daarom vast wie het overzicht van de vastleggingen bijhoudt, bijvoorbeeld de FG of een privacy officer.