Wat moet de gemeente regelen en vastleggen als politiegegevens naar het buitenland gaan?

Regel het vooraf en leg elke doorgifte vast.

Vooraf:

• neem in de verstrekkingenwijzer op dat doorgifte naar het buitenland via de politie loopt, en wie in de organisatie beslist (zie ‘Wat is een verstrekkingenwijzer en wat staat erin’);
• neem in het register van verwerkingen de categorieën ontvangers in derde landen of internationale organisaties op, de categorieën doorgiften en de rechtsgrondslag daarvan (artikel 31d, eerste lid, onder c, f en g, Wpg);
• beoordeelt de werkgever zelf dat een derde land passende waarborgen biedt, dan informeert hij de Autoriteit Persoonsgegevens over die categorieën doorgiften (artikel 17a, tweede lid, onder b, Wpg).

Bij elke doorgifte:

• leg de doorgifte schriftelijk vast (artikel 32, eerste lid, onder b, Wpg). Bij doorgifte aan een derde land op grond van eigen beoordeling of een uitzondering legt u ook vast: de datum en tijd, de ontvangende autoriteit, de reden en de doorgegeven gegevens (artikel 32, tweede lid);
• in geautomatiseerde systemen wordt de doorgifte gelogd (artikel 32a);
• geef de ontvanger het doel en de voorwaarden mee, zoals vernietiging na gebruik (artikel 5:1 en 5:3 Besluit politiegegevens);
• gaat het om artikel 9-gegevens, overleg dan eerst met de bevoegde functionaris en de officier van justitie (zie ‘Wat is een bevoegde functionaris’ en ‘Moet de officier van justitie altijd instemmen voordat de gemeente gegevens verstrekt’).

De auditor kan deze vastleggingen bij de Wpg-audit opvragen (zie ‘Wat toetst de auditor bij een Wpg-audit’).